Flokkun og tegundir skjala í skrifstofuvinnu

Skjöl eru notuð á ýmsum sviðum starfsemi einstaklinga og lögaðila. Reglur um samantekt þeirra, geymslu, dreifingu og umsókn eru hluti af aga sem kallast skráning. Í hverri stofnun verður að vera svo starfsmaður, annars verður engin samræmd vinna. Til að skilja meginreglurnar um þessa starfsemi er nauðsynlegt að læra um hvers konar skjöl eru til í skrifstofuvinnunni, sem og um rétta gerð þeirra, geymslu og notkun.

Almennar upplýsingar

Skjöl þurfa rétt skráningu, samantekt, geymslu og vinnslu. Tímalengd ákvörðunarinnar fer eftir upplýsingunum sem fram koma á pappír, svo og læsi. Hvert land hefur eigin meginreglur um skjöl. Taktu til dæmis pappírsvinnu lýðveldisins Hvíta-Rússlands: stjórnsýsluskýrslur, gerðir þeirra eru stjórnað af löggjöf Hvíta-Rússlands. Í Rússlandi, eigin röð, þannig að meginreglur um skráningu viðskipta pappíra geta verið mismunandi.

Skjalfesting er hluti af starfi hvers fyrirtækis, þar sem það ákvarðar starfsemi sína. Því er pappírsvinnu stjórnað af ríkinu með lögum. Á meðan á eftirlitinu stendur skaltu fyrst og fremst borga eftirtekt til viðskiptapappírs.

Aðalreglur skráningar

Þetta svið starfsemi felur í sér:

• Rétt og eigindleg útfærsla pappíra;
• Skipulag vinnu með skjölum.

Skrifstofavinna er sérstaklega mikilvægt á eftirfarandi sviðum:

• Standardization;
• Löggjafarreglur;
• Sköpun lagalegra aðgerða.

Meginreglur um vinnu

Til að vinna á sviði skrifstofuvinnu krefst tilvist tiltekinnar þekkingar og færni. Vegna þessa hafa fyrirtækin deildir, sem hver um sig er ábyrgur fyrir tiltekinni starfsemi.

Í litlum fyrirtækjum starfa ritari sem ber ábyrgð á skjölum fyrirtækisins. Allskonar skjöl varðandi heimildaskrár stjórnun eru mjög mikilvæg, og allir geta notað það hvenær sem er. Venjulega eru þau geymd í öruggum skápum. Að því er varðar óviðeigandi gæsla skjala fyrir þá sem bera ábyrgðina eru sektir lagðir.

Hvað segir lögmálið?

Lögin lýsa yfir nauðsyn þess að skjalfesta upplýsingar og innihalda grunnskýringar. Þessi staðalbúnaður skilgreinir samskipti sem koma upp við notkun upplýsingatækni. Þörfin fyrir skjöl er einnig tilgreind í öðrum lögum.

The Civil Code í Rússlandi inniheldur lagalegan grundvöll fyrir störf lögaðila og málsmeðferð við skrifstofuvinnu. Skattanefndin skráir mikilvægar skattategundir skjala á skrifstofuvinnu. Á grundvelli þeirra eru starfsemi fyrirtækja og einstaklinga skráð, gjöld eru innheimt.

Lögin kynna einnig sýnishorn skjöl. Í Civil Code eru kröfur um gerð samningsbundinna samninga, skipulags, umboðsaðila. Venjulegar aðgerðir eru gerðir skjala sem sendar eru með mismunandi aðferðum - með pósti, faxi, í gegnum internetið.

Skjöl í Rússlandi

Það eru almennt viðurkenndar gerðir skjala og flokkun þeirra í skrifstofuvinnu. Viðskipti pappíra eru sem hér segir:

• Skipulags- og stjórnsýslu: siðareglur, ákvarðanir, samþykktir;
• Tilvísun og upplýsingar: gerðir, vottorð, símtöl;
• Starfsfólk: vinnubækur, forrit, samningar.

Tegundir skjala á skrifstofuvinnunni eru flokkaðar og með eyðublöð. Helstu eru eftirfarandi:

• Skjár prentun;
• Einstaklingur;
• Dæmigert.

Allar tegundir af skjölum sem skipta máli eru nauðsynlegar fyrir vel samræmda vinnu alls fyrirtækisins. Það er mikilvægt að þau séu rétt og rétt fyllt. Í tengslum við þróun nútímatækni hefur í dag birtist rafræn skrifstofuvinna. Tegundir skjala í henni eru þau sömu, aðeins vinna er gert með ýmsum forritum. Venjulega eru tölvukerfi notuð fyrir þetta og leyfa mörgum aðgerðum.

Rafræn skjalastjórnun er kölluð óaðskiljanlegur hluti af skrifstofuvinnu, þar sem stofnun, sending og geymsla skjala er studd af netkerfi. Þetta verk gerir þér kleift að stjórna öllum sviðum framleiðslu.

Önnur flokkun

Í innihaldi eru gerðir skjala í skrifstofuvinnu einföld og flókin. Eftir uppruna eru þau skipt í persónulega og opinbera. Ef þú tekur mið af stað staðfestingarinnar, þá eru skjölin ytri og innri.

Skjölin eru flokkuð og geymslutími: varanleg pappír, þau sem eru geymd í meira en 10 ár. Samkvæmt kynningu eru þau óflokkuð og leyndarmál. Skjöl geta verið mismunandi og á afbrigði af ákvörðun: hljóð, grafískur, prentuð og hönd skrifuð, ljósmynd og kvikmyndarefni.

Það er skipting verðbréfa í brýn og ekki brýn. Ef þú dreifir þeim í áföngum, þá eru þykkni, drög, frumrit, afrit. Sérstakur útibú er ríkisskjöl sem eru hannaðar til að stjórna tilteknum sviðum lífsins. Leyfðar stofnanir taka þátt í þróun leiðbeininga, leiðbeiningar, fyrirmæla.

Helstu skjöl

Það felur í sér pappíra sem samanstendur af fyrstu upplýsingum sem fengnar eru í þróun, rannsóknum, athugun og öðru starfi einstaklings. Þau eru búin til í bókhaldsfyrirtækinu með efnahagslegum málum. Þessar greinar staðfesta staðreyndirnar. Þetta eru ma gerðir, vottorð, reikningar. Venjulega sameinaðir eyðublöð eru notuð til að fylla.

Jafnvel ef ekki er almennt viðurkennt form skjalsins, er sýnt sýnt í fyrirtækinu. Það ætti að innihalda eftirfarandi skilyrði:

• Titill;
• Dagsetning skráningar;
• Nafn fyrirtækis;
• Lýsing á rekstri;
• Mælitæki;
• Listi yfir ábyrgð einstaklinga;
• Undirskrift.

Hvaða tegundir skjala, upplýsingar í skrám stjórnun ætti að vera nóg til að framkvæma vinnu fyrirtækisins. Vegna brota er samkvæmni starfseminnar flókin.

Skrifstofa vinnu fyrirtækja

Á grundvelli fyrirmæla höfðingja eru mismunandi ákvæði búin til. Þetta er grundvöllur fyrir skrifstofuvinnu. Helstu gerðir skjala hjá fyrirtækinu eru kynntar í formi einstakra og staðlaðra aðgerða. Í fyrsta lagi er unnið að einingar, verslunum, deildum, sem sinna skipulagi.

Dæmigert skjöl eiga við um alla deildir fyrirtækisins. Verkefnið er framleitt af verktaka, eftir það er verkið skoðuð af lögfræðideild. Ef það eru gallar eru þau ávísað í sérstakt skjali. Helstu athöfn félagsins er röð höfuðsins. Í grundvallaratriðum eru reglur stofnunarinnar búin til, ákvarðanir eru teknar og starfsemi er framkvæmd.

Tegundir skýringar

Minnispunktur er mikilvægur pappír sem lýsir staðreynd, tillögu eða niðurstöðu. Það er sent í höfuðið, sem gefur frekari leiðbeiningar um skjalið.

Þjónustutilkynning er gerð bréf eða innri bréfaskipti í fyrirtækinu. Það er gefið einingar, en ekki til stjórnenda. Pappír er sendur til embættismanna. Slík gögn hafa skýrslugerð og upplýsandi eiginleika.

Skýringarmynd er skjal þar sem settar eru fram ákveðnar ákvæði, sem og ástæður fyrir brotum, vanefndum vinnu. Slíkar greinar eru nauðsynlegar fyrir samræmda starfsemi hvers fyrirtækis.

Leiðbeiningar

Það eru 2 gerðir af skjölum. Fyrst ákvarða röð af frammistöðu tiltekinnar vinnu sem framkvæmdar eru af einingum, embættismönnum. Leiðbeiningarnar innihalda upplýsingar um réttindi, skyldur, ábyrgð starfsmanna.

Þökk sé þessum gögnum er röð af framkvæmd hvers starfs skýrt. Leiðbeiningar um hugtakið eru varanleg eða í ákveðinn tíma. Ef gildistími er ekki staðfestur, þá er endurskoðunin framkvæmt á 3-5 ára fresti.

Stig myndunar mynda

Hvert skjal fer fram:

• Skráning;
• Útgáfa;
• Árangur.

Ef öll skref eru lokið er skjalið sett í möppu þar sem ekki ætti að vera meira en 250 blöð. Ef fleiri eru af þeim eru 2 bindi byrjaðir.

Lögun verðbréfa geymslu

Þeir geyma skjöl samkvæmt eftirfarandi reglum:

• Þau eru mynduð í mismunandi tilvikum - eftir geymslutíma;
• Mappa skal flokkað eftir ár;
• Ekki flæða málið;
• Papers eru geymdar í tímaröð;
• Með pöntunum geymd ákvæði, leiðbeiningar, ef einhverjar eru;
• Pantanir í mismunandi tilvikum eru dreift í mismunandi deildir.

Eftir framkvæmd er skjalið sent í málið, sem hjálpar til við að koma í veg fyrir tap. Ekki fresta því síðar, annars getur verið rugl í vinnunni. Þar að auki er ábyrgur fyrir tapi skjala, og þetta á ekki aðeins við um einstakling, en einnig fyrir alla fyrirtækið.

Flokkun skjala er mjög þægileg þar sem það gerir þér kleift að sinna skrifstofuvinnu án vandræða. Rétt meðhöndlun verðbréfa mun hjálpa til við að varðveita þau og koma í veg fyrir mistök í starfi fyrirtækisins. Ef allt er niðurbrot, svo að segja, á hillum, þá mun það ekki koma upp þegar um er að skoða vandamálin með pappíra.