Rafræn skjöl milli stofnana: hvernig virkar það?

Rafræna skjal stjórnun (EDM) - fljótleg leið til að deila upplýsingum sem byggir á notkun rafrænna skjala með raunverulegur undirskriftum. Hann hefur löngu verið viðurkennd í þróuðum löndum heims sem áhrifaríkt tæki fyrir aðgerðum fyrirtækisins.

hjarta

Rafræn skjöl milli stofnana - a setja af aðferðum til að búa til, vinnslu, stjórnun, flytja, kaupa, viðhald, notkun og eyðingu skjala. Allar þessar aðferðir eru gerðar eftir að haka við heiðarleika og staðfestingu á móttöku skjala.

Reglur um skjal dreifingu á milli lögaðila er framkvæmt með samkomulagi aðila. Skipti á upplýsingum er framkvæmt með því að fjar- og skjöl sem geymd eru á rafrænum miðlum. Geymsluþol reikningsárinu upplýsinga skal ekki vera meiri en það sem sett er á lagasetningu stigi.

Stofnanir geta átt samskipti við hvert annað formlegum og óformlegum skjöl með undirskriftum þátttakenda. Í atvinnulífinu þetta getur verið: reikninga, samninga, reikninga, samninga, samninga, pantanir, tilkynningum, vald lögmaður o.fl. Upplýsingar má senda í formi texta, tabular og grafískur skrár.

Tilgangur innleiðingu EDI

Forsenda fyrir kynningu á EDI geta verið:

• draga úr venja vinna;
• lækkun á tapi gagna;
• "Transparent" vinna með skjöl;
• auka árangur aga - miðlun skjala innan tiltekins tíma, etc ...

Meðal mælanleg markmið er hægt að bera kennsl á eftirfarandi hátt:

• Draga úr þeim tíma til að vinna skjalið 10 sinnum.
• Minnkun á skrifstofuhald á tvennt.

Rafræn skjöl milli stofnana: hvernig það virkar

Í samræmi við landslög, rafræn skjöl milli stofnana fer fram með samþykki beggja. Fyrir gögn skipti, það er nauðsynlegt að allir þátttakendur voru tengd búnaði rekstraraðila. Næst, sem notandinn þarf að senda beiðni um að bæta við listann mótaðila. Eftir staðfestingu kerfi þátttakendur geta tjáð.

EDI mát verður að framkvæma eftirfarandi aðgerðir:

• Bjóða viðsemjendum að skiptast á gögnum.
• Mynda tengiliðaskrá.
• Sameining með hugbúnaði bókhald, svo sem 1C.
• Undirrita og dulkóða skjöl.
• Uppbygging bréfaskipti.
• Að fylgjast með stöðu stafina.

Rafræna skjal milli stofnana fer með vottorð. Tengist við þjóninn og staðfesting er flutt í gegnum persónulega stafræna vottorð. Rafræn undirskrift er gefið út til hvers notanda í kerfinu, geymd á rafrænum miðlum vernduð og Token PIN-númer. Notandinn þarf að slá inn notandanafn lykilorð þeirra til persónulega skrifstofu. Aðeins eftir að hún mun fá aðgang að skjölum sínum.

Hefja ferli skiptast getur einhver aðili stofnunarinnar, tengdur við kerfið. Áður en þú sendir skjal til annars aðila, verður það að vera skráð með rafrænni undirskrift. Þessi aðgerð er framkvæmd með "Crypto" program. Skjalið er sent í gegnum EDI. Verktaki starfsmanni tilkynning um nýtt skjal. Ef hann samþykkir það, setur hann einnig EDS. Ef þú vilt gera breytingar á skjalinu, skapar það nýja rafræna útgáfa. Að loknu klippingu Viltu vista einhverjar breytingar með rafræna undirskrift. Skjalið er síðan send til breytingar á mótaðila. Þegar nauðsynlegt er að gera rafrænar upplýsingar samsvörun.

Ef þú vilt enn og aftur að gera breytingar, þá er allt aðferð er endurtekin aftur. Ef kröfur til nýja útgáfu er ekki til staðar, er skjalið er virt. Endanlegt úrtak er talin vera undirritað af tveimur rafrænni undirskrift. Ce skjal útgáfur geymdar á netþjóni og er hægt að skoða. Þegar sýninu er reiknað stöðu núverandi, að breyta skjalið mun ekki virka. Svekktur samningar gefið stöðu "Hætt við". Hér er hvernig á að gera rafræn skjöl milli stofnana.

búnaður

Hvað þarf til rafrænna skjala milli stofnana? Í fyrsta lagi, þú verður að velja þjónustuveitu og að setja sérstakan hugbúnað til að skiptast á upplýsingum. Í öðru lagi, með hverjum mótaðila sem stofnunin hyggst stunda tölvupósti, þú þarft að skrifa undir "samning um skipti á rafrænum skjölum."

Það er einnig nauðsynlegt að koma EDI miðlara sem að geyma öll skjöl. Það getur verið eins viðskiptavina búnað, og "ský" geymsla. Aðgangur að gögnum utan kerfisins í gegnum forritið, sem er uppsett á búnaði stofnunarinnar. Tölva samskipti við þjóninn er gert í gegnum HTTP með valfrjáls SSL dulkóðun 128. Aðgangur að gögnum fer fram aðeins í gegnum tengi af forritinu og eftir brottför auðkenningar.

EDC verkefni

aðferð sjálfvirkni verkefni geta varað frá nokkrum mánuðum til nokkurra ára. Hugtakið fer beint á fjölda ferla sem þarf sjálfvirkni, auðlind og fjárhagslega getu stofnunarinnar. STUTT hringrás framkvæmd EDC eins og hér segir:

• Sköpun vinnuhópnum.
• Myndun markmið, umsóknarfresti og fjárhagsáætlun.
• Rannsóknin á núverandi ferlum.
• Þróa vinnu.
• Vyrob EDI kerfi.
• Undirritun samnings um framkvæmd sed.
• Samþykkt reglugerð.
• Fylla kerfi framkvæmdarstjóra.
• starfsfólk þjálfun.
• Annast forkeppni próf.
• Ritið um framkvæmd sed röð.
• Frekari þróun hugbúnaðar og starfsreglur.
• The sjósetja af tilraunaverkefninu.
• Fullur-mælikvarði umskipti til EDI.

EDI framkvæmd villur

Í því ferli sjálfvirkni skjala skal sérstaka athygli að þeim ferlum sem kveði á tilvist pappír burðarefni. Afrit pappír skjöl er rafrænt ómögulegt. Þetta hægir verulega niður ferli vinnu og valda neikvæðum viðhorf gagnvart sjálfvirkni í öllu ferlinu. Fyrir framkvæmd tvöfaldri vinnu enginn greiðir.

Í því ferli að innleiða nýjar reglur ættu að vera þróuð til að vinna með skjöl, þjálfa starfsfólk, og aðeins þá taka þátt í fulla framkvæmd. Þetta er hægt að ná aðeins ef að miðla til starfsmanna kosti þess að nota nýja tækni.

Annar vinsæll mistök - léleg rannsókn til sed kröfur. Ef notendur þurfa að vinna í stefnunni kerfi, þá aðferð EDI frábrugðin samþykkt í skipulagi.

Rafræn skjöl milli stofnana: kostir og gallar

kostir:

• Reduction að senda frumrit af kostnaði pósti.
• Spara pláss fyrir geymslu skjala. Það er allt geymt í rafrænu formi.
• Auðvelt að nota. Senda skjalið er flutt frá einum stað. A fljótur leita skjals fer eftir stöðu (sendi, móttekið og samþykkt af r. D.).
• Augnablik afhendingu. Allar upplýsingar er sendur til viðtakanda í nokkrar sekúndur.
• Skjalið er ekki tapast allt að fresturinn geymslu þess í kerfinu.

gallar:

• Til að nota vöruna sem þú verður að kaupa leyfi sem kostar peninga.
• Samskipti oft aðeins á milli þátttakenda í sama kerfi.
• Rafræn skjöl milli stofnana í 1C eða nota önnur hugbúnað frábrugðinn áður notað kerfinu. Með tilkomu nýja algrím, allir starfsmenn hafa spurningar um framkvæmd viðskipta.
• Tæknibúnað. Áður en kynning á SMT- skipulag þarf til að kaupa búnað og undirbúa starfsfólk til að stjórna nýja kerfið.
• EDM er framkvæmd með því að nota rafræna undirskrift, gildi sem er 1 ár. Það er nauðsynlegt að fylgjast með og án tafar uppfæra vottorð. Það er einnig nauðsynlegt til að stjórna aðgerðum verktakar vottorð, til að forðast vandamál með skatt.

löglegt reglugerð

Hvað stöðluðum aðgerðum stjórnað rafræn skjöl milli stofnana? Russian löggjöf felur í sér Federal Law №63 «on rafræna undirskrift", reglur um skjöl í Federal Tax Service eru skráð í röð fjármálaráðuneytisins númer MMV-7-2 / 168. Félög The EDI milli pantanir á grundvelli Fjármál № 50n. Skilmálar aðal bókhaldsgagna skipti í rafrænu formi sem mælt er í Federal Tax Service Pöntunarnúmer MMV-7-6 / 36 @. Allir starfsmenn í EDM ferli starfsemi skal taka mið af stærðargráðunni Federal Tax Service № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Rafræn skjöl milli stofnana "VLSI" gefur viðskiptavinum eftirfarandi kosti:

• Hægt er að senda skjöl til hvaða stofnun sem er skráð á yfirráðasvæði Rússlands. Ef mótaðili er ekki aðili að "VLSI" kerfi, starfsmaður einfaldlega samband við fulltrúa stofnunarinnar og mun senda það til e-póstur boð til að taka þátt í kerfinu. Strax eftir staðfestingu skipti á upplýsingum milli þátttakenda verður framkvæmt án milliliða.
• Setja upp hugbúnað á tölvunni er ekki nauðsynlegt. Nóg að hafa núverandi útgáfu af vafranum þínum og Internet aðgang.
• Til að vinna með gögnin þarf ekki sérstakt forrit. Ef skýrslan var upphaflega unnin í þriðja aðila hugbúnað, svo sem 1C, það er hægt að stilla samþættingu við "VLSI" kerfi.
• Hið staðlaða form skjalsins er ekki sett. Hægt er að senda texta, töflureikni skrár, myndir og svo framvegis. D.

SKB "Kontur"

Eitt af fyrstu forritara í Rússlandi er einnig þátt í framboði á búnaði, þar sem rafræn skjöl á milli stofnana. "Contour" DiaDoc þróað kerfi sem skiptast á rafrænum skjölum. A lögun af kerfinu er að aðgangur að gögnunum má nálgast á meðan erlendis. Í þessu skyni hefur félagið þróast í reiki gjaldskrá. Ef þess er óskað, mónó fá aðgang að gögnum í gegnum API.

Hvað þarft þú?

Til að tengjast EDI, fyrirtæki þurfa að kaupa:

• leyfisveitandi hugbúnaður;
• miðlara;
• uppfærsla búnaðar;
• Þjálfa starfsfólk;
• aðlaga og samþætta ECM til notkunar með innri forritum.

Slíkar fjárfestingar þurfa að framkvæma í því skyni að tengja rafræna skjal milli stofnunarinnar? Skráning í kostnaði við samráði við tæknilega aðstoð og hugbúnaður endurnýja sed - seinni áfanga fjárfestingu. Þessi kostnaður verður að borga mánaðarlega.

niðurstaða

Til að skipta pappír-undirstaða e-mail kemur. Það dregur úr ekki aðeins kostnað stofnunarinnar til að sinna ferli, en einnig eykur skilvirkni í rekstri í heild. Til EDI tókst að virka, þú þarft að greinilega móta markmið og framkvæmd kerfisins til að stilla búnaðinn rétt.