Minnir - gera upp í samræmi við kröfur

Workflow hvers fyrirtækis er safn greina um mismunandi eðli, systematized á vissan hátt. Einn af þeim skjölum er orðsending.

Almenn einkenni og tilgangur skjals

Til að byrja, það skal tekið fram að stofnsamningi - a vinna pappír, sem er upplýsandi og á sama tíma meðmæli. Það er hannað til að veita fyrirtæki framkvæmdastjóri eða leiðbeinanda. Þetta skjal er hægt að gera með því að allir starfsmann félagsins , af tveimur ástæðum:

1. Að frumkvæði starfsmanns.
2. Á fyrirmælum handbók.

Í öllum tilvikum, þetta blað inniheldur ítarlegar upplýsingar um tiltekin, einstökum spurningum. Í raun, það - starfsmaður álit skriflega. Það eru tilvik þar sem ákvörðun um höfuð atriðum sem þú þarft að vita undirmönnum sínum um atvikum máls. Þá starfsmaður þarf að gera rökstutt svar, og að lokum bæta við eigin skoðun í formi steypu tillögur og ráðleggingar. Í samræmi við það, svo athugasemdin er að verða persónulegt álit einstaklingsins.

Ekki rugla

Vera samþykkt fyrir undirbúning skjal, verður þú að vita nákvæmlega hvað þarf til að veita. Sumar tegundir samskiptum fyrirtækja eru mjög svipuð við hvert annað, og þeir geta hæglega ruglað. Til dæmis, eru viðskipti skýringar af þremur gerðum: skrifstofa, greinargerðir og skýringar. Á sama tíma eru þrjár helstu munur, sem hafa ekki fróður maður að gera þetta mistök á milli þeirra. Þessi skjöl breytileg:

1. Samkvæmt viðtakanda, sem er sá sem þau eru ætluð. Öfugt við opinbera, skýringaminnisblað er skrifað í nafni strax leiðbeinanda og starfsfólk skýrslu þar að auki er hægt að gera beint forstöðumaður fyrirtækisins.

2. Þema og merkingartækni álag á tilskilins upplýsingum. Subject skýringar skilið beint af titlinum. Þjónustan er hluti af samskiptum fyrirtækja milli uppbyggingu deildum fyrirtækisins. Efni orðsending getur verið mismunandi:

• reglubundnar skýrslur;
• í eitt skipti miðlun upplýsinga um viðkomandi málefni.

3. Ef þjónustan skýringar og eru til notkunar innan fyrirtækisins, orðsending má bæði innri og ytri. Í fyrra tilvikinu, það er hannað fyrir stjórnendur félagsins, en annað - til æðra dóms.

Þegar skjal er dregin upp

Minnisblað - er nauðsynleg ráðstöfun. Það er gert þegar ástandið fær úr böndunum og ógnaði fyrirtæki í alvarlegum vandræðum. Með öðrum orðum, að ástandið verður gagnrýninn. Á þessum tímapunkti, starfsmaður færir athygli stjórnenda og ítarlega greinargerð um staðreyndir sem vitað er að honum. Þetta getur verið ógn við framkvæmd áætlunar eða fá væntanlegan hagnað. Skjalið er ætlað að vekja athygli stjórnenda á þessu vandamáli og reyna að laga ástandið. Hver sérfræðingur á sinn hátt táknar lausn á ástandinu. Í minnisblaði sem hann lýsir í smáatriðum útgáfa hans og kynnir eigin skoðunum sínum á þessu máli. Til þæginda, skulu þessar upplýsingar vera gert í algjörlega frjálsu formi. Þessi stíll gerir þér kleift að nákvæmlega hvaða starfsmanns til að tjá skoðanir sínar á tilteknum, einni útgáfu án þess að vera misskilinn af öðrum.

Orsakir skjalinu

Það eru nokkrar ástæður vegna sem orðsending hægt er að gera. Sýnishorn eða einstök fyrirmynd fyrir allar mögulegar tilvikum að gera, að sjálfsögðu, hægt er. En allir sérstök ástæða til að krefjast einstakra tekin á þann hátt að greinargerð. Ástæðurnar geta verið mjög mismunandi:

• að vera of seint til vinnu;
• fjarvistir;
• vanefnda á skyldum;
• Átökin milli aðila;
• Kynning á niðurstöðum úttektar,
• samskipti til að fá upplýsingar um mistök hans;
• ógn til að framkvæma fastmótuð verkefni;
• Upplýsingar um óviðunandi hegðun starfsmanns.

Ástæðurnar eru margar og hver þeirra krefst einstaka nálgun og sérstaka áfram. Eftir að hafa fengið fyrstu hendi upplýsingar, höfðingi ætti að rannsaka það rækilega og taka upplýsta ákvörðun. Það er oft nauðsynlegt að afla frekari upplýsinga frá öðrum þátttakendum í vandamálinu. Þeir verða að leggja til forystu skýringar þeirra á álitaefnum.

Ef einhver hefur eitthvað braut

Óeðlileg um framleiðsluskilyrði - eru ekki óalgengt. Án þeirra, workflow og samskipti milli fólks er ómögulegt. Algengasta greinargerð um brot á aga vinnuafli. Hegðun starfsmanna á vinnustað er alltaf óljós. Öll frávik frá stöðluðum viðmiðum almennt talinn óviðeigandi og felur í sér viðeigandi refsingu. Beita viðurlögum, skal eiga rétt á að einungis yfirmaður fyrirtækisins, þannig að restin af starfsfólki, þar á meðal nánustu yfirmanns getur aðeins upplýsa hann um hvað hefði gerst og að bjóða upp á sína eigin útgáfu af áhrifum á vanrækslu kollega. Teikning reiknirit svo minnisblað sem hér segir.

1. Heiti þjónustu eða deild. Það er ætlað til efra vinstra hluta af blaðinu.
2. Áfangastað (á höfði). Kynna efst til hægri.
3. Heiti skjalsins. Skrifað undir hástöfum með rauðri línu.
4. Númeri.
5. semja stað.
6. Title.
7. Textinn í skjalinu: Nafn og stöðu hins brotlega, dagsetningu brot, tegund brots, orsök atvik, tillaga um bata.
8. Stöðu, nafn og undirskrift starfsmanns sem útbjó skjalið.

Ef sekur kollega

Minnisblað starfsmanni má yfirmanns eða starfsfélaga. Algengustu ástæður sem það er gert eru neikvæðar: brot, misdemeanor, misbehavior. Í þessu tilfelli, athugið miðar að því að koma því af því sem gerðist og koma í veg fyrir endurtekningu á tagi í framtíðinni. Eftir að hafa fengið skjalið, framkvæmdastjóri verður að skilja ástandið og taka ákvörðun. Í þessu tilviki, ákvarðar það hvort leggja á starfsmann hvaða refsing eða ekki. Ef neikvæð atburður átti sér stað í fyrsta skipti, getum við takmarkað viðvörun og uppbyggingar samtal. Ef liðið í bága við kerfi, verður það að vera refsað í samræmi við vinnu- lögum. Head er skylt að leggja vegabréfsáritun, sem verður skráð á þessa ákvörðun. The staff skýrslur eru samdar á starfsmenn og við önnur tækifæri. Til dæmis, Deildarstjóri hefur rétt til að gera athugasemd við framkvæmdastjóra kynningar fyrir duglegir víkjandi starfi eða verkefni vel gert. Meginreglan af undirbúningi - það sama, bara textinn er jákvæð.

Það er erfitt að skrifa minnisblað?

Búa til orðsending er ekki erfitt. skrifa sýnishorn, ef nauðsyn krefur, þú getur alltaf tekið ritara. Með hendurnar liðið mörg svipuð skjöl. The aðalæð hlutur er að greinilega að útskýra kjarna hvað gerðist. Eftir lestur þessa skjals, framkvæmdastjóri þarf að hafa skýra hugmynd um hvað hann langaði til að segja þýðanda á "skilaboð". Staðreyndir skal lýst í tímaröð, skref fyrir skref, að allt blasti björt og skýr mynd. Það ætti einnig að hafa í huga að (eða A5) til innri notkunar stöðu pappír er venjulega gert á venjulegu blaði A4. Ef upplýsingar eru veittar í foreldri skipulagi, textinn ætti að prenta á fyrirtæki bréfshaus. Svo skjal er algerlega nauðsynlegt að gefa undirskrift á höfðinu. Þess vegna verður það að vera undirritað af tveimur fulltrúum fyrirtækisins: Fyrsta - tónskáldið, annað - forstöðumaður. Upplýsingar er hægt að staðfesta með frekari upplýsingum. Þeir kunna að fylgja með helstu skjal í formi númeruð viðaukum.

Til að gera hlutina rétt

Til þess að upplýsingar til að tjá sig, verður þú að vita hvernig á að skrifa minnisatriði. Svo skjal yfirleitt samanstendur af þremur hlutum.

1. Ástæðan var ástæðan fyrir að skrifa þetta í huga. Það er nauðsynlegt að skýrt útlista stöðuna og öll þekkt staðreyndir.
2. Samkvæmt drafters um hvað er að gerast. Það er nauðsynlegt að vandlega greina ástandið og leggja ákvörðun sína til að búa til vandamál.
3. Nýmyndun Terminal og sérstakar ráðstafanir.

Upplýsingar ættu að vera hægt að staðhæfa stuttlega og greinilega, svo að við lestur viðtakanda hefur ekki misst hugmynd. Annars staðreyndir er hægt að mistúlka og ákvörðun mun ekki koma tilætluðum árangri. Í texta það er ekki nauðsynlegt að tjá keyptur þeirra, eða til að afbaka raunveruleikann. Þessi tækni er gegn reglum. Ef þörf krefur, viðtakandi sjálfur að taka áhuga á drafters að skilja hvað gerðist og gera endanlega ákvörðun.

röð aðgerða

Á dæmis er hægt að fjalla um tiltekna tilfelli af non-uppfyllingu skyldustarfa þeirra. Minnisblað til starfsmanna er umsjónarmaður að veita rekstrarfélag. Til að byrja, starfsmaður er gefinn tími til að leiðrétta mistök sín. Annars, yfirmaður viðkomandi þjónustu í viðurvist þriggja vitna í lögum að starfsmaður hafi ekki uppfylla verkefni fyrirhugaðar dagsetningar. Viktor verður þá að skrifa skýringu á tilhlýðilegu formi með ástæðum.

Starfsmaður getur ekki gert þetta. Í þessu tilviki, missir hann síðustu tækifæri til að verja sig. Greinargerð er send til höfuð til skoðunar. Endanleg ákvörðun hans, lýsir hann í formi ályktana. Upplýsingar koma á starfsfólk deildarinnar um undirbúning röð fyrir bata. Að hve miklu leyti refsing er ákveðin í samræmi við lög. Ef brotið var alveg alvarlega, og auk endurtekið, kann að vera starfslok samkvæmt viðeigandi grein.