Sóknar skjöl. Hvernig á að skrá skjöl?

Áður en hann hóf skjöl sem krafist mest ítarlegur kynni við fjölda nauðsynlegum leiðbeiningum um málefni skjal og skjalastjórn. Þessi viðmið - eru flókin og innihalda fjölda mismunandi litlum smáatriði og blæbrigði. Hvernig á að faldi skjöl hornið? Sem inniheldur lista viðhengi? Get ég sauma bókhaldsgagna termoperepletnoy vél? Byrjendur presta starfsmaður hafa eitthvað til að mölva höfuðið.

Pushover?

Við fyrstu sýn, the aðferð af skráningu málsins og setja það inn í geymslu nokkuð einfalt, en æfa sýnir hið gagnstæða. Sé um að ræða brot á einhverju reglum stofnun skrifstofu mun neita að samþykkja málamiðlun pappír, og þú verður að byrja starfið aftur. Ef slíkt ástand hafi átt sér stað í lífi þínu, lesa grein okkar - við munum reyna að leysa þetta mál.

Hvers vegna saumaðir skjöl? Eru einhverjar reglur þar sem þessi aðferð er stjórnað? Já, og þeir eru margir. Við erum að tala fyrst og fremst um aðferðafræðilegar tillögur um ræða stjórnun, sem voru samþykktar í desember 2009, röð ríkisins Archive. Í seinni snúa - á GOST 51141, tileinkað geymslu fyrirtæki og skrifstofu stjórnun og inniheldur allar nauðsynlegar skilgreiningar og hugtök. Að auki eru aðrar lagaleg viðmið, samkvæmt sem kross-tengd skjöl.

Við skulum byrja með lokinu

Ef leikhús hefst með hanger, þá aðferð okkar - ekki aðeins með lokinu. Og val á pappa "skorpu" - eitt af fyrstu verkefnum í því ferli að "umbúðum" skjalsins. Við fyrstu sýn, munt þú ekki finna muninn á milli margra núverandi afbrigðum. En leita betur, að þú skiljir að ná eru staðalbúnaður, non-staðall, og eru notaðar fyrir langtíma geymslu.

Oftast er hægt að mæta stöðluðu hylja Forsníða 229h324 mm. Það er beitt í öllum tilvikum þar sem úrtakið heftuð blöð. Ef fyrir sumir ástæða the skjal er nokkuð sérstakar og útlit breytum, krefst non-staðall tilbrigði kápa. Fara að endast huga tengist því sem skjölin eru geymd úr 25 árum eða meira.

Samkvæmt lögum eru slík nær eingöngu úr gegnheilum pappa vegna verulegra atvinnulíf. Gera ætti ráðstafanir til að varðveita rétta tegund skjals og hæfi þess til notkunar eftir alvarlegt tímabil. Skjöl sem eru ætluð til afhendingar í Þjóðskjalasafnið, geymdar í kápa úr efni eins og sýru-frjáls pappa.

Við skulum tala um fjölda blöð

Áður en þú skrá réttar skjöl þræði, sem öll eru nauðsynlegar til að bæta við í réttri röð. Þá voru orðnir aðferð flutt með hefðbundnu einföldum blýanti. Meginreglan er - það er tölusett lista frekar en síðum skjalsins. Arabískur tölustafur fest á hvert blað í efra hægra horninu. Að auki eru merki okkar þurfa ekki að "skríða" á textanum. Af heildarfjölda blöðum ekki við birgðum skjöl.

Hvað næmi staðar í númerakerfi? Ef fjöldi skjala laus-blaða eru bréf eða einhver slík, fyrst sem talin eru með umslagi, þá snúa - hver embed í blöðum sínum. Ef fjöldi komandi eininga - yfir 250, gert til að kljúfa það í marga bindi. Og hver þeirra hefur eigin númerakerfi hennar.

Inni skjalasafn skjölum fyrirtækisins kunna að vera til staðar, sem hafa sínar eigin síðunúmer, til dæmis, birtingu tímaritum. Hins vegar vinnslu málið í skjalasafni, talin þau með, meðal annarra, án þess að trufla almenna röð.

Ef földuð listi er frábær snið, ákvað hún að stækka og stafa efst í hægra horninu. Það skal vera ókeypis aðgang að texta. Ef á einhverju blöð límt brot af ómögulega aðskilnað þeirra, allt þetta pakki er taldir sem einn. Í þessu tilfelli, það er viss um að setja saman skrá yfir hvert límd stykki, sem er á bak eða á lausu plássi. Vísbending um límt skjal trygging skal vera skrifleg eða í skýringum við heildar birgðum tilgreina nafn. Oftast þessar fjárfestingar eru sjálfstætt eftirlit, yfirlýsingar eða myndir.

Villuleiðréttingar og listi yfir skjöl

Í því tilviki þegar í tengslum við rekstur leyft einhverjum ekki of alvarleg villa (t.d. sleppt par af blöðum) í staðinn fyrir allt array aftur renumbering getur notað bréf tilnefningu. Í þessu tilviki eru tölurnar á öðrum blöðum ekki breytt. Brotthvarf slíkum villum er aðeins hægt með samkomulagi við skjalasafn starfsfólk. Ef greind vergri villa skjalið verður númeruð á ný. Gömlu tölur en strika út eins varlega og hægt er og setja niður nýja. Í þessu tilviki, the endurnýja tala aftur sögn trygging yfirskrift.

Án birgðum sem þú hefur ekki geymslu verður ekki samþykkt. Upplýsingarnar í henni, því að nafn skjalsins, dagsetningu teikningu, umsögnina og beint töflu sem sýnir raðnúmer blöð, fjölda seðla og (ef þörf krefur). Lokið allar upplýsingar um fjölda skjala í formi talna, tvöfalt orð, þá allt eftirlitsskýrslu sem Clerk með upplýsingum Nafn

Hvernig á að skrá þau skjöl þráð

Þar sem víxltengjandi málsmeðferð skal tryggja að allar nauðsynlegar efni og verkfæri seilingar. Auk þess að eiga viðskipti sín þurfa al, nál, pappa til umsóknar skjöl og sérstökum þræði. Sem síðasta sokkinn banka Seglgarn, alvarleg eða proshivnymi þræði L-210. Last góður notað fyrir þörfum skrifstofu oftar.

Í upphafi skjalsins eru fjarlægð úr öllum pappír bréfaklemma eða aðra málmhluti, þá er að ræða blöð eru slétt snyrtilegur stafla. Á vinstri hlið á rúm sviði er þriggja holu nál eða al. Setja þá í the miðja af the bestur frjáls pláss ætlað fyrir vinstri skerðing, þ.e. fjarlægð um einn og hálfan sentimetra. Þessi athugun er mikilvægt - því annars eftir innlagningu skjala sem þeir vilja vera erfitt að lesa.

Ábendingar fyrir þægindi

Ef holur hafa slétt brúnir fyrir þig mikilvægt, taka holu kýla. En mundu að of mikið pappír það "of erfitt". Tryggja að allir þrjár holur voru staðsett á hæð einsleitur og aðskilið með fjarlægð um 3 cm. Meðal þeirra fellur á miðri síðunni.

Til að koma í veg fyrir skemmdir á forsíðu blaði og hrun fyrirtækja er oft mælt með því að setja að framan og aftan blikkandi styrkja pappa ræma. Með það verður sleppt þráð. Eðlilega stærð - 70 cm, en í hverju tilviki það fer eftir þykkt á mánudaginn ..

Eins göt holu 3

Hér eru innihald þessarar reiknirit skjalavistun skjöl. Í fyrsta lagi, nálin er í gegnum miðju op, með bak í lok þræðinum enn. Framhald vdet efst holur hennar. Þess vegna, bæði endar á mánudaginn birtist á veltu saumaður blöð. Nálin er dreginn í gegnum the botn af the holur og draga band á framhlið. Þá aftur sleppa nálinni í miðju gatið. Svo þráður okkar var dregið í gegnum allar nauðsynlegar holur, en eftir það á báðum endum eru fest á bakhlið skjalsins sterk hnútur. Óráðstafað endana lengd um 5 cm.

Beint á þingi er límd stykki af pappír með orðum fullvissu. Neðan við líta á tækni af framleiðslu sinni.

Skjalið má saumaður og með 4 holur. Hvernig á að gera það? The aðferð er ekki flókið. Fjórir holur eru sleginn lóðrétt samhverft með því fyrirkomulagi um sameiginlegan ás. Keyrsla hali þráð á bakhlið fyrstu opnun, stunda lykkjur vélbúnaðar þá binda hnút eins og lýst er hér að ofan. Firmware ætti að vera tvöfalt tvisvar til að tryggja endingu og áreiðanleika.

trygging yfirskrift

Í næsta áfanga eftir tali og vélbúnaðar - framboð af starfsemi okkar trygging yfirskrift. Hvað er það? Þessi límmiði stærð 4x6 cm með textanum "spenntur saman og töldu blöð ..." (fjöldi þeirra er auðkenndur með númeri og orð). Þá segir stöðu starfsmanns, vinsamlegast skrá dagsetningu og persónulega undirskrift. Ef þú vilt að innsigla vottun, verður það einnig að vera tekið fram. Yfirskrift er límdur ofan á hnút bundinn okkur ábendingar um þráðum sem í þessu tilfelli verður áfram frjáls. Undirskrift sitja í lok aðgerðarinnar, þegar límið hefur þornað. Þetta er gert til að koma í veg fyrir það breiðist út. Prentun (ef einhver) festa hluta af blaði hluta á merkimiðanum sjálft.

Og aðeins eftir að takast saumað, númeruð, innsiglað undirritað og innsiglað, það er hægt að senda til geymslu.

Drekka af fullvissu áletruninni þarf að vera alvarlegur og gaum. Það var hún - skjalfest sönnunargögn um friðhelgi ræða. Sé um að ræða brot á heilleika sínum eða skjal hlutdrægni er ekki hægt að samþykkja eftirlitsaðila, eða kannski áskorun hans dómi.

Hvað og hvers vegna lætur

Það er skylda öll heft skjöl, vegna til umsóknar í geymslu eða í einhverju skoðunarstofur sem skattyfirvalda, lífeyrissjóðanna og margar slíkar. Þú getur ekki tekið til baka skjöl límdar eða heft með heftari. Eins og fram hefur í tilviki málarekstur ósamræmi það einfaldlega ekki samþykkja.

Slíkar aðferðir eru háðar aðallega skjöl sem tilheyra starfsfólk og bókhald. Þeir sem hafa lokið vinnslu síðar árs skal varðveitt í skjalasafni stofnunarinnar eða fyrirtækisins. Sérstaða geymslu stofnanir senda málið með fyrra lagalegu varðveisla tímabili. Það er ákvarðað með lögum, eftir því hvaða gerð af skjalinu. Til dæmis, eru að minnsta kosti 75 ár sem þarf til að halda lögbókanda skjöl, bækur og skjöl í efnahagsmálum reikning starfsmanna upplýsinga.

Geymsluþol hönnun teikningar eru mun minni - aðeins 20 ára gamall. Photo skjöl gert til að gæta 5 ára. Í geymslu stofnanir skulu varðveitt í að ræða bæði opinbera og einkafyrirtæki. Verkefni hvaða leikarar ekki ríki - til að ljúka við Federal skjalasafni þjónustu þessa samnings.

Það ætti að hafa í huga að réttur vélbúnaðar skjalið hefur aðeins einn starfsmaður, sem hefur þessa skyldu skrifuð út í starfslýsingu. Sé um að ræða lág-gæða samsetta skjal býður upp á nokkrar refsiaðgerðum, einkum að því er varðar breytingar eða skortur á tilteknum mikilvægum síðum.

Snúum okkur aftur að tækni Binder

Á undan er lýst þvertengimiðlar aðferðir eru hentugar fyrir bæði afrit og skattaeftirlitsaðili. En umsóknar bókhaldsgagna, geymd í langan tíma (yfir 10 ára) ætti að vera sérstaklega sterk - oft á 5 holur. Trygging yfirskrift er gert á sérstökum pappír, í því skyni að sjáist límmiða staðsett undir einingu og það er enginn vafi um heiðarleika skjalinu.

Ef skilyrði af skrifstofu holu kýla hefðbundnum ritföng punchers, þá, ef þörf krefur, til að gefa út mikið magn af skjölum pappír (td í prentun) nota faglega búnað í formi bora vél eða bindandi vél. Slíkar aðferðir hafa alvarlegar vald og getur verið annaðhvort með handafli og búin með rafmagns drif.

vél vélbúnaður

Grunnur þessara kerfa eða vélum - klassískt aðferð við að nota lindir. Slík Bókband vél er búin með tæki fyrir götun. Annar vélbúnaður af skjalinu á teini vorið plasti, eftir sem efst og neðst á einingu bætt pappa eða plasti nær.

Kosturinn við bindandi vél er möguleiki á skuldabréf mjög stór skjöl. Þykkt blokk getur verið allt að 500 síður. Og einnig - getu til að eyða eða bæta síðum og blöð þegar bundið skjal. The ókostir eru alveg alvarlega, og flókið er ekki of hár styrkur.

Ef Bókband vél fyrir umsóknardag skjöl búin með fjöðrum úr málmi, sem er sett á ákveðnu þrepi og sleginn holur, hver um sig, að það eru pappír blokkir borinn á sveigjanlegum vor stáli, sem er síðan þjappað og læst. Kostir búnaðarins í sambandi við málm Springs - fleiri frambærilegur endanlega formi og bættum áreiðanleika samanborið við bindingu plast fjöðrum. En á sama tíma að setja inn eða fjarlægja blöð án þess að skaða ómögulegt.

Í viðbót við vor, eru tæki sem starfa á meginreglunni um bindingu við plast Comb sem tennur krulla. Það er einnig bindandi fyrir spíral, þekki okkur á skrifborð dagbók, minnisbók og dagbækur. Eftir gata göt á þeim slitið spíral (3-4 snýr höndunum, hinn sjálfkrafa).

Framfarir ekki standa enn

Hvað er varma bindandi? Það er nútíma vél fyrir umsóknardag skjöl, sem getur verið fljótt og ekki losa tengsl þeirra. Með termoperepletnyh vél er hægt að ljúka fjölda efna, svo og semja einstaka eintökum. Þetta afbrigði er sérstaklega hentug sent skýrslur, samninga og kynningarefni.

Vinna vél af þessari tegund með því að nota bindandi termokoreshkov og termooblozhek hafa mismunandi liti og stærðir. Það fer eftir fjölda af blöðum völdum termooblozhka tilfelli ákveðna þykkt, þá allt saman sett í vél. Innri hlið loksins lok ló lag af fjölliðu lími. Vélin er veitt með upphitun frumefni, þar sem fjölliðan er brætt og allir blöð eru innsigluð í heitu lag.